(Saya tulis pada sekitar semester I 2008, dan pernah diupload di web : http://djpbn-jateng.go.id/artikel/Cara%20Pintar%20Kerja%20di%20Seksi%20Vera%20KPPN.htm)
Saya kira apa yang saya tulis ini bukanlah hal
baru. Saya juga yakin di sebagian besar KPPN, teman-teman di Seksi Verak sudah
mengetahuinya dan mempraktekannya. Sayangnya, belum ada yang berbagi ilmu
tentang hal ini melalui tulisan. Untuk itu, saya mencoba untuk menulisnya.
Selamat membaca dan semoga bermanfaat khususnya bagi saya sendiri.
Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya yang
menggunakan database foxpro atau dbf, mulai tahun 2008, database SP2D
menggunakan data mysql atau sqldb. Untungnya, rekan-rekan di Kantor Pusat
mengetahui kalau selama ini di KPPN sudah sangat familiar dengan database dbf,
sehingga disediakan suatu program atau tool untuk mengkonversi data sqldb
menjadi format dbf. Tool yang dimaksud disini adalah sqldbkedbf. Tool ini bisa
kita unduh dari ftp1.perbendaharaan.go.id . Dari hasil konversi data tersebut
yaitu file dbf dimana dapat kita buka
dengan menggunakan program foxpro, selanjutnya file-file dbf tersebut bisa kita
export menjadi file excel yang kemudian dapat kita olah untuk menghasilkan
bentuk laporan lainnya atau dapat kita gunakan untuk membantu kita dalam
melakukan verifikasi database SP2D dan dengan cepat dapat segera menemukan
kesalahan yang terjadi sekaligus segera mengetahui tanggal nomor SP2D dan SPM
yang salah. Meski sebenarnya dari hasil LAK dan menu validasi yang ada pada
aplikasi verak, kesalahan-kesalahan tersebut dapat kita temukan, namun
terkadang menu-menu pada aplikasi verak tidak dapat menemukannya atau terlalu
lama untuk menemukannya.
Saya kira dengan cara yang akan saya jelas dibawah
ini, verifikasi terhadap hardcopy SPM/SP2D dari Seksi Perbendaharaan tidak
perlu lagi kita lakukan, karena cukup dengan menverifikasi database-nya. Dan
kenyataannya terkadang yang dikirimkan ke Seksi Vera adalah hardcopy yang masih
salah atau belum dibetulkan (karena gak sempat atau kesibukan seksi
perbendaharaan yang bejibun) sementara sebenarnya database-nya sudah benar.
Dalam pandangan saya, verifikasi yang dilakukan Seksi Vera tujuan utamanya
adalah agar database yang diolah oleh aplikasi verak adalah database yang
betul-betul valid. So, ya lebih baik langsung koreksi database-nya saja.
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa database KPPN
tersimpan dalam satu komputer server dibawah penguasaan sang supervisor SP2D.
Mulai tahun 2008, database tersimpan dalam folder C:\mydb8 tepatnya di
C:\mydb8\data\sqldb. Sementara
itu seksi vera berada ditempat lain dengan komputer yang berbeda. Agar nantinya
tidak mengganggu pekerjaan sang supervisor dan komputer server maka file-file
yang ada dalam folder sqldb kita copy ke sebuah folder (misal : backup-sqldb)
dan kemudian kita sharing sehingga bisa kita buka dari komputer vera dan kita
copy file-fle yang ada didalamnya ke komputer vera. Setelah kita copy ke
komputer vera baru kita lakukan konversi ke dbf.
Pertama kali yang harus kita lakukan adalah
install tool sqldbkedbf di komputer vera. Sebenarnya tool ini diperuntukkan dan
harus diinstall di komputer server. Namun seperti penjelasan diatas yaitu agar
tidak menggganggu komputer server bisa kita install di komputer vera tetapi di
komputer vera harus juga kita install database sehingga di komputer vera akan
muncul/terdapat folder mydb8 seperti di komputer server. Sehingga seolah-olah
komputer vera juga menjadi komputer server bayangan. File-file yang ada di
folder backup-sqldb yang terdapat di komputer server dan telah disharing setiap
hari yaitu pagi hari ketika akan mulai kerja kantor kita copikan ke komputer
vera di folder C:\mydb8\data\sqldb. Agar data-data atau file-file yang ada di
folder backup-sqldb di komputer selalu terupdate artinya berisi data-data yang
terbaru maka setiap hari pula atau pagi hari file-file yang ada di sqldb di
mydb8 kita copykan dan ditimpakan ke folder backup-sqldb. Dengan batch file
yang berisi perintah mengcopy dan kita tempatkan di startup maka setiap pagi ketika
komputer server dijalankan maka secara otomatis akan melakukan perintah
mengkopi dan menimpakan file-file sqldb ke folder backup-sqldb.
Ada beberapa file yang perlu kita konversi ke dbf yaitu m_spmind.myd, m_spmmak.myd,
m_spmmap.myd, d_sispen.myd. Setelah kita konversi dan tersimpan di folder C:\MySQLkeDBF,
file-file ini kemudian kita buka dengan program foxpro. Setelah dibuka baru
kita lakukan export ke excel. Dari file excel inilah kemudian kita bisa
melakukan verifikasi data :
- File m_spmind
Dari file ini yang perlu kita verifikasi dan dapat
secara cepat melakukan pencarian informasi mengenai kode kewenangan, uraian
pembayaran, dll.
Untuk memudahkan dalam verifikasi dan kita
langsung mengetahui nama satkernya lakukan insert kolom baru disebelah kanan
kolom kd_satker. Pada baris
pertama kita isi rumus =vlookup dst. Namun yang perlu kita siapkan sebelum
memasang rumus tersebut adalah tabel kode satker. Tabel kode satker ini bisa
kita dapatkan dari konversi datasql yaitu file t_satker.myd. Setelah menjadi
dbf baru kemudian kita export menjadi file excel. Dengan sedikit pengaturan, file ini bisa kita
simpan dengan nama baru, misal tabel_satker
- File m_spmmak
Pada file ini, kita akan mendapatkan informasi
mengenai mata anggaran pengeluaran pada masing-masing SP2D yang telah diload
master. Karena disana hanya mencantumkan kode mata anggaran 6 digit tanpa
adanya uraian, maka karena kita tidak hafal mengenai uraian-uraian mata
anggaran, disebelah kanan kolom kode mak kita insert kolom baru dan kemudian
kita isi dengan rumus =vlookup dengan tabel tujuan yaitu tabel mata anggaran
(tabel BAS)
- File m_spmmap
Pada file ini, kita akan mendapatkan informasi
mengenai mata anggaran pendapatan pada masing-masing SP2D yang telah diload
master. Hal yang sama seperti pada file m_spmmak, dapat kita lakukan pula pada
file ini dalam hal pengecekan kode mata anggaran pendapatan.
- File d_sispen
Pada file ini, kita akan mendapatkan informasi
mengenai beberapa hal seperti mata anggaran pendapatan, kode satker dll dari setoran bank yang telah dilakukan input
datanya oleh seksi bendum. Hal
yang sama seperti diatas dapat kita lakukan pada file ini.
Sebenarnya hasil konversi datasql ke dbf tadi
tidak hanya dapat kita lakukan export ke excel. Data dbf ini dapat kita
manfaatkan untuk input data pada aplikasi SAKPA 2008. Mulai tahun 2008,
aplikasi SAKPA masih menggunakan data foxpro, tetapi ekstensen dbf-nya
dihilangkan atau direname. Maka hasil konversi tadi kita rename dulu dengan
cara menghapus ekstensen dbf yang ada dibelakang nama file tersebut. Setelah
itu kita masuk ke aplikasi SAKPA 2008 dan lakukan perintah copy SPM yang ada
pada menu Utility dan diarahkan pada folder yang terdapat file hasil konversi
yang telah kita ubah tadi.
Hal ini akan sangat membantu Seksi Vera apabila
ternyata masih ditemui satker yang sering salah datanya ketika rekon. Seksi
vera dapat membantu satker tersebut dengan cara copy data spm dari file hasil
konversi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Simpan hasil konversi dan telah direname tadi ke folder data_spm. File-file tersebut adalah m_spmind, m_spmmak, dan m_spmmap.
- Dalam hal ini satker harus membawa backup data SAKPA. Backup SAKPA ini kemudian kita restore ke aplikasi SAKPA yang telah kita install di komouter seksi vera. Tentunya terlebih dulu kita harus melakukan pendaftaraan satker tersebut dan merekam user account pada menu admin.
- Masuk ke aplikasi SAKPA dengan user satker tersebut. Lakukan restore data dari file backup data SAKPA yang dibawa satker. Selanjutnya lakukan copy data SPM dengan perintah copy SPM yang terdapat pada menu Utility. Isi saja tanggal yang muncul dengan tanggal periode rekon. Pastikan rekon bulan sebelumnya sudah benar. Kalau belum yakin isi saja tanggalnya dnga tanggal mulai 1 januari 2008 sampai dengan tanggal akhir bulan periode rekon tersebut. Jika muncul pesan data sudah ada, apakah akan ditimpa, pilih perintah yes. Setelah itu lakukan reindeks database dan posting ulang dari bulan 1 dst. Selanjtnya lakukan pengiriman ADK ke KPPN dan lakukan rekon ulang.
- Sebaiknya aktivitas diatas hanya untuk satker yang letak geografisnya memang jauh dan mereka tidak membawa laptop. Dan jangan digunakan untuk mengambil keuntungan pribadi dengan menjadi agen SAKPA, selain hal tersebut juga tidak mendidik satker dan akan menciptakan ketergantungan.
