Dokumen Mubazir

Pada umumnya di kantor pusat suatu kementerian, setiap hari akan menumpuk dokumen-dokumen yang disampaikan oleh unit kerjanya. Sebagian besar dokumen tersebut, sejatinya tidak diperlukan untuk kepentingan updating data maupun pengarsipan. Maka sebenarnya hal tersebut merupakan pemborosan dan bertentangan dengan salah satu tujuan reformasi birokrasi yaitu terciptanya efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Sebagai ilustrasi : jika kita bisa menghentikan 1 dokumen untuk tidak dikirim ke kantor pusat, maka kita akan menghemat kira-kira dengan perhitungan sbb :

·      Asumsi : Biaya kertas, biaya cetak, fotokopi, amplop surat, biaya pengiriman untuk satu satu dokumen satu pengiriman sebesar Rp.5.000,-.

·        Jika angka ini dikalikan dengan jumlah unit kerja (misalnya : 207 kantor) akan didapat nilai sebesar : 207 x 5.000 = Rp. 1.035.000,-.

·        Dengan asumsi minimal dalam satu bulan satu kantor mengirim dokumen sejenis tersebut 2 kali, maka diperoleh angka sebesar : 24 x 1.035.000,- = Rp.24.840.000,-

Kalau kita perhatikan, sudah hampir seluruh kementerian memiliki jaringan internet maupun intranet. Nah, sudah saatnya jaringan tersebut dioptimalkan untuk pengiriman sofcopy dokumen tersebut. Sepertinya sudah bukan jamannya lagi kita melakukan pengiriman hardcopy dokumen. Tentu, ini akan lebih mempercepat proses pengiriman data/dokumen dan pekerjaan akan dapat berjalan dengan cepat dan tidak ada lagi alasan bahwa dokumen belum diterima atau masih nyangkut di kantor pos.

Yang kemudian perlu dipikirkan adalah dasar hukum tentang penggunaan dokumen softcopy dan pengaturannya, agar dalam perjalanan waktu tidak terjadi manipulasi dokumen.