Ijin Tidak Masuk Kantor

Sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : Per/87/M.Pan/8/2005 Tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, pemberian ijin tidak masuk kerja diatur sebagai berikut :

1. Ijin meningggalkan kantor maksimum diberikan 2 (dua) hari.
2. Meninggalkan kantor lebih dari 2 (dua) hari diperhitungkan sebagai cuti.
3. Meninggalkan kantor melebihi cuti PNS, merupakan tindakan indispliner, dan perlu ada tindak lanjut sanksi.

Hak Cuti Tahunan Yang Terkait Dengan Cuti Besar

Berdasarkan Pasal 9 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil, seorang Pegawai Negeri Sipil yang telah menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti tahunannya dalam tahun yang bersangkutan.

Yang dimaksud dengan "tahun yang bersangkutan" dalam kalimat pada huruf diatas  adalah tanggal dimulainya cuti besar dan bukan tanggal berakhirnya cuti besar.

Oleh karena itu, meskipun seorang PNS, baru selesai menjalani cuti besarnya pada suatu tahun, yang bersangkutan tetap berhak mengambil cuti tahunan pada tahun yang sama, karena yang hilang adalah hak cuti Pegawai Negeri Sipil tersebut untuk tahun dimulainya cuti besar yang bersangkutan. 

Contoh : Seorang PNS yang mengambil cuti besar awal bulan Desember tahun 2012 dan berakhir pada bulan Pebruari tahun 2013, maka PNS tsb tetap berhak atas cuti tahunan untuk tahun 2013.


Dalam contoh kasus diatas, apabila PNS tsb telah melaksanakan cuti tahunan 2012 sebelum cuti besar, maka di beberapa kementerian/lembaga tertentu pegawai yang bersangkutan harus mengembalikan remunerasi yang diterimanya dengan perhitungan jumlah cuti tahunan yang telah dijalani, tentunya dengan pengecualian tidak termasuk hitungan cuti bersama.

DP3

Untuk pembuatan DP3, agar berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 02/SE/1980 Tentang Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil.

Sesuai pasal 7 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 02/SE/1980 angka romawi IV nomor 7, dijelaskan bahwa jangka waktu penilaian DP3 adalah mulai bulan Januari sampai dengan bulan Desember dalam tahun yang bersangkutan. Untuk itu, dalam pembuatan DP3 tahun 20X1, jangka waktu penilaian adalah Januari s.d Desember 20X1 dan tanggal penilaian adalah 31 Desember 20X1 tanpa dibatasi jam kerja atau hari libur. Selanjutnya, untuk keseragaman perlu diatur sebagai berikut :

- Pada bagian Pejabat Penilai, dibuat tanggal 31 Desember 20X1

- Pada bagian PNS Yang Dinilai, diterima tanggal 31 Desember 20X1

- Pada bagian Atasan Pejabat Penilai, diterima tanggal 2 Januari 20X2.

Dalam Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 02/SE/1980 angka romawi V perihal Tata Cara Penilaian, angka 2 tentang Pedoman Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan diberikan contoh bahwa setiap unsur penilaian selalu dinilai dengan angka bulat dan hasil penilaian pejabat penilai selalu angka bulat. Sehingga apabila setelah dirata-rata dalam penilaian unsur yang dinilai diperoleh angka pecahan < 0,50 (lebih kecil atau sama dengan 0,50) maka dibulatkan ke bawah dan apabila mendapatkan angka pecahan >0,50 (lebih besar dari 0,50) maka dibulatkan keatas.

Pejabat penilai yang belum 6 (enam) bulan membawahi PNS yang dinilai, dapat melakukan penilaian dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan pejabat penilai sebelumnya (DP3 tahun sebelumnya).

Ukuran kertas yang dipergunakan adalah ukuran kertas standar DP3.

Data DP3 masing-masing pegawai agar dilakukan perekaman pada aplikasi database kepegawaian masing-masing kementerian/lembaga.

Salinan/copy DP3 agar disimpan di dalam dosir masing-masing pegawai.

KP4

Setiap awal tahun anggaran seluruh pegawai negeri (termasuk calon pegawai), baik yang telah berkeluarga maupun masih bujangan, diwajibkan melaporkan susunan keluarganya untuk memperoleh tunjangan keluarga dengan mengisi formulir KP4.  

Seluruh anggota keluarga (anak) agar dimasukkan dalam formulir KP4, meskipun jumlah anak yang ditanggung dalam pembayaran gaji hanya 1 (satu) atau 2 (dua) orang anak.

Untuk kepentingan basis data kepegawaian, pegawai (sebagai suami/istri) yang ditanggung, agar tetap melaporkan susunan keluarganya, dengan penjelasan bahwa pegawai yang bersangkutan ditanggung oleh suami/istrinya.

Bagi pegawai yang mempunyai anak berusia 21 sampai 25 tahun dan masih bersekolah/melanjutkan pendidikan, apabila masih dimintakan tunjangan anak, diharuskan melampirkan surat keterangan dari sekolah/perguruan tinggi/kursus yang bersangkutan.

Apabila masih terdapat data anggota keluarga pegawai yang terekam pada database kepegawaian, agar dilakukan proses update data pada aplikasi database kepegawaian yang dimiliki kementerian/lembaga dan pada aplikasi gaji (mis : GPP).

Formulir KP4 tersebut agar terlebih dahulu diperiksa dan ditandatangani oleh atasan yang bersangkutan serendah-rendahnya pejabat eselon III. Formulir tersebut agar disampaikan kepada Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) masing-masing selambat-lambatnya sebelum tanggal 10 Januari (batas akhir penyampaian SPM Gaji Induk ke KPPN adalah tanggal 10 setiap bulannya). Tembusan KP4 tersebut cukup disimpan dalam dosir masing-masing pegawai.

Perlu diingatkan bahwa kepada pegawai yang terlambat atau tidak menyampaikan formulir  KP4  tersebut, akan mengakibatkan dihentikannya pembayaran tunjangan keluarga.

DOSIR PEGAWAI

Bagi kementerian yang memiliki kantor wilayah dan unit kerja di daerah, tanggung jawab pengelolaan dan penyimpanan dosir pegawai adalah unit kerja yang bersangkutan, Kantor Wilayah dan Kantor Pusat. Satu orang pegawai memiliki 3 (tiga) dosir kepegawaian, yaitu : Dosir Jalan, Dosir Kanwil dan Dosir Induk di Kantor Pusat. Bagi pegawai Kanwil akan terdapat 2 dosir di Kanwil tersebut yaitu Dosir Jalan dan Dosir Kanwil, begitu juga bagi pegawai Kantor Pusat, selain dosir induk, akan ada 2 dosir yang perlu disimpan yaitu Dosir Jalan dan Dosir Kanwil.

Apabila pegawai mengalami mutasi, maka unit kerja lama harus mengirimkan Dosir Jalan pegawai tersebut ke unit kerja barunya. Apabila pegawai tersebut pindah dari satu unit kerja ke unit kerja lain (beda Kanwil), maka Kanwil asal mengirimkan Dosir Kanwil pegawai tersebut ke Kanwil barunya. Apabila pegawai dari unit kerja daerah mutasi ke Kantor Pusat, maka Dosir Jalan dan Dosir Kanwil dikirimkan ke Kantor Pusat. Untuk itu, baik di unit kerja Kantor Pusat maupun Kantor Wilayah agar disediakan dua tempat khusus yaitu satu tempat untuk Dosir Jalan dan satunya untuk Dosir Kanwil. Selanjutnya, apabila pegawai mengalami mutasi dari Kantor Pusat ke unit kerja daerah, maka Kantor Pusat mengirimkan Dosir Jalan ke unit kerja dan Dosir Kanwil ke Kanwil berkenaan.

Pengelola kepegawaian mempunyai tugas melakukan pengecekan dosir yang menjadi tanggung jawabnya, sehingga keberadaan dan kelengkapan isi dosir selalu terbina sesuai dengan kegiatan mutasi kepegawaian yang bersangkutan, termasuk pengecekan sebelum dilakukan pengiriman dosir apabila pegawai tersebut mengalami mutasi unit kerja. Diusahakan dalam pengiriman dosir dengan sarana tercepat dan aman serta paling lambat 1 (satu) bulan sejak pegawai tersebut pindah, dosir sudah harus diterima di tempat baru.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah ketika terdapat pegawai yang mutasi, maka kartu cuti wajib disertakan setelah dilengkapi catatan tentang cuti pegawai ybs dan sisa cuti tertulis dengan jelas, kemudian digaris dan ditandatangani pejabat pengelola kepegawaian. Upaya-upaya pemutihan kartu cuti (penambahan sisa cuti, penghapusan catatan cuti, dsb) agar dihindari. Untuk itu diperlukan pengawasan terutama pengecekan oleh Kepala Kantor (pejabat pengelola kepegawaian), selain sebelum dikirim, kartu cuti dicopy terlebih dahulu dan diarsipkan di kantor lamanya.

DOSIR ELEKTRONIK

Selain itu itu, dalam rangka pembuatan dosir elektronik, masing-masing unit kerja agar melakukan proses scan terhadap semua dosir pegawai khususnya dokumen-dokumen kepegawaian sebagaimana diatas. File hasil scan dalam format Pdf diberi nama sesuai dokumennya dan disimpan dalam satu CD RW/flashdisk untuk masing-masing pegawai. Jika terdapat penambahan dokumen, maka dokumen di-scan dan disimpan dalam CD RW/flashdisk pegawai tersebut. CD/flashdisk selanjutnya diberi label sesuai data pegawai dan disimpan dalam lemari khusus.

Dalam tahap awal kegiatan pembuatan dosir elektronik ini memang akan memakan waktu dan tenaga, untuk itu apabila dimungkinkan tersedia dana dalam DIPA agar dibentuk Tim yang mendapatkan honorarium. Kegiatan pembuatan dosir elektronik yang dikerjakan oleh Tim tersebut dapat sekaligus digunakan untuk pembaharuan dan penataan dosir.

Dalam hal pembaharuan dan penataan dosir, perlu dilakukan langkah-langkah perencanaan sebagai berikut : 
1. Apakah ordner/map dosir akan diganti (jika telah usang) dengan ordner baru 
    dengan model yang sama?
2. Apakah label dosir akan diganti dengan bentuk label yang lebih bagus dengan 
    memuat data nama, nip baru, tanggal lahir, tmt. cpns, tmt. pensiun, dan foto 
    pegawai?
3. Apakah dosir pegawai akan ditata dan diurutkan sesuai dengan NIP baru 
    (18 digit)?
4. Apakah satu orang pegawai membutuhkan 1 ordner atau lebih untuk dosirnya?