Pedoman kerja artinya
sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh organisasi/institusi yang
berisikan pelaksanaan kerja dalam suatu bidang tugas di lingkungan
organisasi/institusi tersebut.
Adanya pedoman kerja
bertujuan agar setiap pekerja dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan standar
dan agar tidak terjadi kesalahan hasil kerja yang mengakibatkan kerugian, baik
secara waktu atau pun secara financial.
Dalam suatu organisasi
atau institusi, panduan kerja mutlak diperlukan agar seluruh pekerjaan dapat
berjalan on the track. Sehingga,
hasil produknya dapat dipertanggungjawabkan.
Panduan kerja tidak hanya
berupa standar operasi prosedur (SOP),
tetapi juga ketentuan-ketentuan yang mengatur persyaratan atau kondisi yang
harus dipenuhi agar proses itu bisa berjalan.
Organisasi sering
melupakan kebutuhan akan panduan kerja yang terbuku dengan baik. Ada anggapan bahwa
panduan itu sudah ada dalam beberapa peraturan. Sayangnya, peraturan-peraturan
tersebut sangat banyak dan terbit di beberapa tahun, sehingga tersebar di
banyak direktori.
Dengan pola perpindahan pegawai
pada suatu jabatan/pekerjaan -yang bahkan sebelumnya pegawai tersebut belum
pernah berada pada suatu jabatan atau pekerjaan itu- menyebabkan kebutuhan akan
buku pedoman kerja menjadi sangat urgen. Jadi, tidak hanya sekedar diserahkan
pada masing-masing pegawai untuk mencarinya sendiri pada direktori peraturan,
yang ternyata juga belum terinventarisir dan tersusun dengan baik.
Saya membayangkan: untuk suatu
jabatan, sebenarnya peraturan atau ketentuan apa saja yang harus dikuasai. Ini
bisa dimulai dengan menginventarisir pekerjaan dan tugas-tugas yang harus
diselesaikan, lalu mencari peraturan yang terkait. Peraturan-peraturan itu
dikumpulkan.
Menurut saya, paling tidak
ada bekal bagi pejabat baru atau pegawai yang baru dipindahkan pada satu bidang
tugas yang sebelumnya belum pernah ia tangani. Misalnya: untuk duduk di seksi A,
peraturan yang harus dibaca adalah ini, itu, ini dan itu. Saya memimpikan: ketika
kita selesai dilantik atau seorang pegawai selesai melapor, Sang Bos membagikan
daftar peraturan atau justru buku pedoman sambil mengatakan: “ini lho yang
perlu Anda kuasai.”
Saya juga berangan-angan:
perlunya suatu situs yang sudah memkompilasi peraturan per bidang tugas atau
jabatan. Jadi ketika kita duduk pada jabatan itu atau pada seksi itu, kita
tinggal mengunduh seluruh peraturan yang memang sesuai dengan bidang tugas
kita.
Selama ini, pegawai mungkin
dibiarkan mencari peraturan sendiri, sehingga kadang atau malah sering ada yang
terlewat. Kadang, SOP ternyata juga belum cukup, karena beberapa SOP bisa jadi sudah
tidak update dan beberapa peraturan yang
tercantum di dalamnya malahan sudah dicabut. Pada awalnya, organisasi
bersemangat menyusun SOP, tetapi lupa untuk selalu memeriksanya kembali.
Untuk itu, saya kira perlu
dibentuk satu seksi atau tim khusus yang membidangi penyusunan pedoman kerja
untuk seluruh bidang tugas yang ada pada suatu organisasi/institusi. Tidak hanya
selesai pada penyusunan pedoman kerja tetapi secara continue mereview buku-buku panduan tersebut dengan perubahan
peraturan, yang selanjutnya menerbitkan kembali buku tersebut sebagai edisi
revisi.
Tidak berlebihan juga,
jika tim khusus ini diberikan tambahan tugas untuk menginventarisir seluruh
jenis pekerjaan dan berbagai macam laporan yang dihasilkan. Selanjutnya,
memeriksa dan meneliti kembali, apakah jenis pekerjaan dan laporan tersebut
benar-benar masih diperlukan ataukah hanya sekedar memenuhi kewajiban atas
pelaksanaan peraturan yang terbit sejak lama pada saat belum ada penggunaan
teknologi informasi.
Memang benar bahwa semua
jenis pekerjaan itu sudah terurai dalam keputusan tentang uraian jabatan.
Tetapi, sepertinya perlu diperiksa kembali, benarkah uraian jabatan itu sudah
menggambarkan realitas? Atau apakah sudah dipastikan kembali, jenis pekerjaan
yang terdapat dalam uraian jabatan itu betul-betul diperlukan atau ternyata malah
sudah tidak dilaksanakan lagi?
Menurut saya, tolok ukur
suatu pekerjaan/tugas di pemerintahan mestinya dilihat dari pertanyaan ini : “apakah
pekerjaan/tugas/laporan ini berkontribusi bagi kesejahteraan rakyat?”atau “jika
pekerjaan/laporan ini tidak dilaksanakan atau dibuat, apa dampaknya dan
seberapa besar dampak tersebut?” Kemudian lanjutkan dengan pertanyaan ini : “apakah
tidak ada cara lain yang lebih praktis, efektif dan hemat (baik tenaga, biaya,
waktu) untuk melaksanakan pekerjaan ini?”
***
