Rabu, 19 Desember 2012

Umpan Balik Pelaksanaan Tugas Pada Unit Layanan SDM



Keberhasilan unit layanan SDM dalam pelaksanaan tugas-tugas pengelolaan administrasi dan tata usaha kepegawaian, dapat dinilai dari jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan dibawah ini. Saya kira daftar pertanyaan dibawah ini juga dapat digunakan untuk melakukan pembinaan unit kerja vertikal pada setiap kementerian/lembaga.

Penataan Dosir

  1. Apakah Dosir dikemas dalam ordner dengan warna & tampilan yang seragam ?
  2. Apakah Ordner ditempelkan foto pegawai dan diberi label dengan data: nama pegawai, NIP,  tanggal lahir, tmt. CPNS dan tanggal pensiun ?
  3. Apakah dosir ditempatkan dalam suatu lemari tersendiri ?
  4. Apakah isi dosir lengkap sesuai ceklis dokumen utama yang telah ditentukan ?

DP3

  1. Apakah ukuran kertas yang dipergunakan adalah ukuran kertas standar DP3?
  2. Apakah tanggal penilaian DP3 tahun 20X1 (tanggal dibuat oleh pejabat penilai) adalah tanggal 31 Desember 20X1 tanpa dibatasi jam kerja atau hari libur. Sedangkan tanggal diterima pegawai yang dinilai dan atasan pejabat penilai adalah setelah 31 Desember 20X1 (atau tanggal 31 Desember bagi atasan pejabat penilai yang pensiun 1 Januari)?
  3. Apakah setiap unsur penilaian selalu dinilai dengan angka bulat dan hasil penilaian pejabat penilai selalu angka bulat. Sehingga apabila setelah dirata-rata dalam penilaian unsur yang dinilai diperoleh angka pecahan < 0,50 (lebih kecil atau sama dengan 0,50) maka dibulatkan ke bawah dan apabila mendapatkan angka pecahan >0,50 (lebih besar dari 0,50) maka dibulatkan keatas?
  4. Apakah DP3 meliputi lembar luar dan lembar dalam?
  5. Apakah data DP3 masing-masing pegawai telah diinput ke dalam database kepegawaian kementerian/lembaga?

Cuti Tahunan

  1. Apakah Cuti tahunan diberikan dengan jumlah paling sedikit 3 (tiga) hari kerja (kecuali yang digabung cuti bersama atau sisa cutinya memang kurang dari 3 hari)?
  2. Apakah masing-masing pegawai telah dibuatkan kartu cuti?
  3. Apakah Permohonan cuti yang akan dijalankan di dalam negeri dan sudah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang memberikan cuti, sudah disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan surat izin cuti paling lama 7 (tujuh) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan cuti?
  4. Apakah pemberian cuti sudah sesuai dengan perhitungan sisa cuti tahun lalu dan hak cuti tahun bersangkutan?
  5. Jika terdapat pegawai yang mengalami mutasi unit kerja, apakah kartu cuti pegawai tersebut telah dicek perhitungan sisa cutinya dengan baik, digaris dan ditandatangani oleh pejabat pengelola kepegawaian dan selanjutnya dikirimkan bersama Dosir Jalan pegawai tersebut?
  6. Apakah ada manipulasi sisa cuti pegawai?

Izin Keluar Negeri

  1. Apakah setiap pegawai telah jauh-jauh hari merencanakan dengan baik, perjalanan haji atau perjalanan umroh atau perjalanan rohaninya?
  2. Apakah setiap Pegawai dan isteri/suaminya yang melakukan perjalanan ke luar negeri tidak dalam rangka dinas telah mendapatkan izin terlebih dahulu dari pejabat yang berwenang?
  3. Apakah permohonan izin keluar negeri sudah mencantumkan keperluan cuti, tanggal pelaksanaan dan jenis cuti yang digunakan (sesuai ketentuan mengenai cuti PNS yang berlaku) dengan format yg telah ditentukan?
  4. Apakah tanggal pengiriman permohonan izin keluar negeri untuk ibadah haji sudah sesuai ketentuan dan tidak melewati batas waktu yang ditetapkan pada tahun itu?
  5. Apakah permohonan izin keluar negeri dalam rangka ibadah haji menggunakan cuti besar dan tidak menggunakan cuti karena alasan penting?

SPMT, Pelantikan & SPMMJ

  1. Apakah pegawai yang dimutasi dan telah melapor/bekerja ditempat tugas yang baru sudah dibuatkan SPMT terhitung sejak tanggal pegawai tersebut melapor?
  2. Kapan tunjangan jabatan struktural dibayarkan, apakah dibayarkan terhitung mulai tanggal 1 bulan berikutnya setelah PNS yang bersangkutan dilantik (setelah tanggal 1 atau tanggal 2 (jika tanggal 1 libur)?
  3. Apakah setiap permulaan tahun anggaran, pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk, membuat Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMMJ)?
  4. Apakah SPMMJ sudah disampaikan kepada PPABP masing-masing selambat-lambatnya minggu pertama bulan Januari tahun berkenaan dan tembusan disimpan dalam dosir pegawai ybs?

Penunjukan Plt dan Plh

  1. Apakah bila terjadi kekosongan jabatan, dilakukan penunjukan Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.)? atau masih dengan sebutan lain?
  2. Apakah bila berhalangan sementara ditunjuk pejabat Pelaksana Harian (Plh.)?
  3. Apakah bila berhalangan tetap ditunjuk pejabat Pelaksana Tugas (Plt.)?
  4. Apakah pengangkatan sebagai Plt dan Plh ditetapkan dengan surat perintah?
  5. Apakah Cap stempel yang digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bertindak sebagai Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.) adalah cap stempel instansi?
  6. Apakah Surat Perintah dibuat sesuai dengan tata naskah?

KP4

  1. Apakah setiap awal tahun anggaran seluruh pegawai negeri (termasuk calon pegawai) diwajibkan melaporkan susunan keluarganya untuk memperoleh tunjangan keluarga dengan mengisi formulir DA.01.04 (KP4)?
  2. Apakah seluruh anggota keluarga (anak) dimasukkan dalam formulir DA.01.04 (KP4) meskipun jumlah anak yang ditanggung hanya satu atau dua orang anak?
  3. Apakah Formulir DA.01.04 (KP4) disampaikan kepada Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) masing-masing selambat-lambatnya minggu pertama Januari tiap tahunnya dan tembusan disimpan dalam dosir pegawai ybs?
  4. Apakah pegawai yang mempunyai anak berusia 21 sampai 25 tahun dan masih mengikuti pendidikan serta masih dimintakan tunjangan anak, diwajibkan melampirkan surat keterangan dari sekolah/perguruan tinggi/kursus di tempat yang bersangkutan?

Satyalancana Karya Satya

  1. Apakah pegawai yang diusulkan untuk menerima tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya sudah memenuhi persyaratan?
  2. Apakah usulan calon penerima penghargaan diinisiasi dan diusulkan pihak atasan?
  3. Apakah unit yang berwenang melakukan seleksi administrasi terhadap daftar usulan di lingkungan kerjanya dalam hal kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan?
  4. Apakah dalam proses seleksi administratif, setiap satu usulan dimasukkan dalam satu map tersendiri dan diperiksa kelengkapannya menggunakan lembar pengawasan/check list?
  5. Apakah hasil seleksi administrasi di unit yang berwenang dibuatkan Daftar Calon Penerima yang disusun berdasarkan jenis tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya dan dikirimkan bersama-sama dengan surat pengusulan ke unit yang berwenang di Kantor Pusat Kementerian/Lembaga/Unit eselon I?
  6. Apakah penyampaian usulan Satyalancana Karya Satya untuk tahun bersangkutan tidak melewati batas waktu yang ditentukan?

LHKPN

  1. Apakah unit kerja memiliki data wajib LHKPN dan telah ditatausahakan dengan baik?
  2. Apakah unit kerja telah menyampaikan himbauan kepada Wajib LHKPN tentang kewajiban penyampaian LHKPN?
  3. Apakah Penyelenggara Negara (PN) di unit kerja yang wajib menyampaikan LHKPN sudah mengirimkan LHKPN ke KPK?
  4. Apakah PN yang selama 2 tahun menduduki jabatan yang sama; dan/atau yang baru mengalami promosi/mutasi; dan/atau pensiun, sudah menyampaikan LHKPN kepada KPK paling lambat 2 bulan setelah dilantik/pensiun?
  5. Apakah Formulir LHKPN yang digunakan sudah sesuai ketentuan?
  6. Apakah fotokopi Tanda Terima/Bukti Kirim penyampaian LHKPN (berupa resi kirim dari Kantor Pos, Tiki, KGP atau bentuk lainnya) telah disampaikan PN/Wajib LHKPN kepada unit kerja Kantor Pusat Kementerian/Lembaga/Unit eselon I yang bertugas melakukan monitoring LHKPN?
  7. Apakah Penyelenggara Negara/Wajib LHKPN yang telah menerima Tambahan Berita Negara (TBN) dari KPK, sudah menempelkan Poster TBN pada papan pengumuman resmi di lingkungan instansi masing-masing selama 30 hari berturut-turut?

Karpeg, Karis/Karsu, Kartu Taspen, Kartu Askes

  1. Apakah seluruh pegawai sudah memiliki Kartu Pegawai, Karis/Karsu, Kartu Taspen dan Kartu Askes?
  2. Apakah pimpinan kantor sudah menfasilitasi pembuatan Kartu Pegawai, Karis/Karsu, Kartu Taspen dan Kartu Askes?
  3. Apakah di dosir para pegawai sudah terarsip fotokopi Kartu Pegawai, Karis/Karsu, Kartu Taspen dan Kartu Askes?

Sumpah/Janji PNS

  1. Apakah setiap PNS sudah mengucapkan sumpah/janji PNS?
  2. Apakah unit kerja sudah melakukan pendataan para pegawai yang belum mengucapkan sumpah/janji PNS dan melaksanakan kegiatan pengambilan sumpah/janji PNS?
  3. Apakah unit kerja sudah melaporkan ke Unit Pengelola SDM Kementerian/Lembaga dengan lampiran nama-nama para pegawai yang diambil sumpah/janji PNS?
  4. Apakah para pegawai yang diambil sumpah sudah dibuatkan Berita Acara Pengambilan Sumpah dengan format sesuai ketentuan?

NPWP, SPT, LP2P

  1. Apakah semua pegawai sudah memiliki NPWP?
  2. Apakah semua pegawai sudah menyampaikan SPT tahunan?
  3. Apakah SPT disampaikan paling lambat tanggal 31 Maret?
  4. Apakah unit kerja telah menyampaikan himbauan kepada semua pegawai tentang kewajiban penyampaian SPT Tahunan?
  5. Apakah unit kerja telah menatausahakan bukti tanda terima SPT semua pegawai dengan baik?
  6. Apakah unit kerja memiliki data wajib LP2P (Laporan Pajak-Pajak Pribadi) dan telah ditatausahakan dengan baik?
  7. Apakah unit kerja telah menyampaikan himbauan kepada semua pegawai tentang kewajiban penyampaian LP2P?
  8. Apakah seluruh Pejabat Wajib LP2P pada unit kerja telah menyampaikan LP2P tahun berkenaan?
  9. Apakah penyampaian LP2P telah sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan?


Diposting oleh di